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秘书国家职业标准
发布时间: 2013-08-30 12:59:00 来源: 编辑: 阮毅欣
 

秘书国家职业标准


1. 职业概况

1.1 职业名称
  秘书。
1.2 职业定义
  从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
1.3 职业等级
  本职业共设四个等级,分别为:五级秘书(国家职业资格五级,原初级)、四级秘书(国家职业资格四级,原中级)、三级秘书(国家职业资格三级,原高级)、二级秘书(国家职业资格二级)。
1.4 职业环境
  室内,常温。
1.5 职业能力特征
  具备文字与语言沟通能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。
1.6 基本文化程度
  高中毕业(或同等学力)。
1.7 培训要求
1.7.1 培训期限
  全日制职业学校教育,根据其培养目标和教学计划确定。晋级培训期限:五级秘书不少于220标准学时;四级秘书不少于200标准学时;三级秘书不少于200标准学时;二级秘书不少于150学时。
1.7.2 培训教师
  应具有本职业2年以上培训经验。培训五级秘书、四级秘书的教师应具有三级秘书及以上职业资格证书或相关专业中级及以上专业技术职务任职资格;培训三级秘书的教师应具有二级秘书职业资格证书或相关专业中级及以上专业技术职务任职资格;培训二级秘书的教师应具有二级秘书职业资格证书3年以上或相关专业高级专业技术职务任职资格。
1.7.3 培训场地
  在标准教室内。
1.7.4 培训设备
  电视机、VCD机、录音机、录像机、投影仪。
1.8 鉴定要求
1.8.1 适用对象
  从事或准备从事本职业的人员。
1.8.2 申报条件
 ——五级秘书(具备以下条件之一者)
(1)经五级秘书正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
(2)在本职业连续见习工作2年以上。
 ——四级秘书(具备以下条件之一者)
(1)取得五级秘书职业资格证书,连续从事本职业工作2年以上,经四级秘书正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
(2)取得五级秘书职业资格证书,连续从事本职业工作3年以上。
(3)连续从事本职业工作4年以上。
(4)取得经劳动和社会保障行政部门审核认定的、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业(专业)毕业证书。
 ——三级秘书(具备以下条件之一者)
(1)取得四级秘书职业资格证书,连续从事本职业工作4年以上,经三级秘书正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
(2)取得四级秘书职业资格证书,连续从事本职业工作5年以上。
(3)取得大学本科毕业证书,并连续从事本职业工作2年以上。
 ——二级秘书(具备以下条件之一者)
(1)取得三级秘书职业资格证书,连续从事本职业工作4年以上,经二级秘书正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
(2)取得三级秘书职业资格证书,连续从事本职业工作6年以上。
(3)取得大学本科毕业证书,并连续从事本职业工作4年以上。
1.8.3 鉴定方式

 

项目

时间

考核内容

题型与考核方式

1)

8:30—9:00

职业道德

标准化试卷

2)

9:00—9:40

秘书专业

标准化试卷

10:10—11:10

情景录像笔答

11:10—12:00

工作实务笔答

3)

14:00—15:30

秘书英语(涉外秘书)

听力、选择、写作等

1.8.4 考评人员与考生配比
  考评人员与考生配比为1:20;每个标准教室不少于2名考评人员。
1.8.5 鉴定时间
  职业道德:标准化试卷:30 min
  秘书专业:标准化试卷:40 min
  情景录像笔答:60 min
  工作实务笔答:50 min
  秘书英语(涉外秘书):笔答:90 min。
1.8.6 鉴定场所设备
  考试在具备电视机、录音机、录像机、VCD机和投影仪等标准教室进行。

2. 基本要求

2.1 职业道德
2.1.1 职业道德基本知识
(1)职业道德概述及其价值。
(2)职业道德规范。
1)文明礼貌。
2)爱岗敬业。
3)诚实守信。
4)办事公道。
5)勤劳节俭。
6)遵纪守法。
7)团结互助。
8)开拓创新。
(3)《公民道德建设实施纲要》。
2.1.2 职业守则
(1)谦虚谨慎,文明礼貌。
(2)办事公道,热情服务。
(3)实事求是,讲究时效。
(4)兢兢业业,甘当无名英雄。
(5)忠于职守,自觉履行各项职责。
(6)钻研业务,掌握秘书工作各项技能。
(7)奉公守法,不假借上司名义以权谋私。
2.2 基础知识
2.2.1 文书基础
(1)公务文书的含义与制发。
(2)公文格式。
(3)文种辨析与拟写。
(4)文书拟写基础知识。
2.2.2 办公自动化知识
(1)计算机基础知识。
(2)Windows窗口操作系统。
(3)办公室常用设备。
(4)计算机网络常识。
2.2.3 速记基础
(1)速记概述。
(2)汉字速记。
(3)拼音速记。
2.2.4 法律与法规
(1)公司法相关内容。
(2)外商投资企业法相关内容。
(3)合同法的相关内容。
(4)劳动法的相关内容。
(5)知识产权法相关内容。
(6)世界贸易组织法相关内容。
2.2.5 企业管理基础
(1)企业管理常识。
(2)财税常识。
(3)金融常识。
(涉外秘书外语要求另行规定)

3. 工作要求
本标准对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进,高级别涵盖低级别的要求。
3.1 五级秘书(原初级)

 

职业功能

工作内容

能力要求

相关知识

一、



(一)商务礼仪

l.能够展示规范姿态和表情
2.能够得体着装
3.能够规范地介绍、握手、接递名片、问候及引导客人

1.仪容、仪表、仪态常识
2.职业着装常识
3.介绍、握手、使用名片、问候及引导客人的礼仪要求

(二)接待

能够做好日常接待工作

日常接待工作的内容和程序

(三)沟通

1.能够正确地倾听和有效地提问
2.能自信地提出要求和恰当拒绝
3.能与客户进行有效沟通

1.沟通的概念
2.客户的概念
3.有效沟通的七个原则

二、







(一)办公环境的维护和管理

l.能够维护责任区的工作条件,保持工作环境整洁
2.能够识别办公场所及常用设备的隐患

1.责任区工作环境的基本要求
2.常见办公场所及设备隐患

(二)日常办公室事务

1.能够处理文件,收发邮件
2.能够正确接听、拨打电话及处理通话中出现的问题

l.文件处理及邮件收发的程序
2.电话机的功能和注意事项
3.电话沟通的方法

(三)办公用品的发放和管理

1.能够使用常用办公用品
2.能够发放办公用品

1.常用办公用品的性能、规格和用途
2.办公用品发放程序

(四)办公效率和时间管理

1.能够做好自己的日常工作并按时完成上司交办的工作
2.能够协调处理日常事务性工作

1.时间管理的基本方法
2.工作日志的编写方法
3.协调管理简单事务工作的方法

三、常用事务文书

常用事务文书的拟写

1.能够拟写简单事务文书
2.能够拟写礼仪文书:邀请信、感谢信、贺信、请柬

1.事务文书基本格式
2.邀请信、感谢信、贺信、请柬的写作要求

四、






(一)会议筹备

l.能够按要求发送会议通知,制发会议证件,发放会议文件资料、用品
2.能够预订会议室
3.能够做好接站、报到工作
4.能够做好签到及座位引导工作

1.会议的构成要素和常见的会议种类
2.会议通知、会议证件及会议资料的基本要求
3.会议定预订知识
4.会议接待工作程序

(二)会议的善后工作

1.能够安排与会人员返程
2.能够清退会议文件资料
3.能够整理会议室

1.与会人员返程工作的注意事项
2.清退会议文件资料的基本要求
3.整理会议室的注意事项

(三)商务活动

1.能够做好会见与会谈的准备
2.能够完成开放参观活动的准备,并做好接待

1.会见与会谈准备工作的基本要求
2.开放参观活动的准备内容与接待要求

(四)商务旅行

能够完成出差旅行的一般准备工作

l.常见的商务旅行类型
2.旅行社服务项目

五、




(一)信息管理

l.能够分辨信息的种类
2.能够准确地收集信息

1.信息的基本知识
2.信息收集的基本知识

(二)档案收集

能够对文件资料等进行立卷归档

1.档案的概念、作用和种类
2.立卷归档的基本要求


3.2 四级秘书(原中级)

 

职业功能

工作内容

能力要求

相关知识

一、



(一)接待

l.能够区分接待对象,确认接待规格
2.能够拟订接待计划

1.区分接待规格的原则
2.接待计划的基本要求

(二)沟通

1.能够实现双向沟通
2.能够应对沟通中的冲突

1.横向沟通基本知识
2.纵向沟通基本知识
3.冲突产生的原因

二、







(一)办公环境的维护和管理

1.能够进行安全检查及基本防范,并对办公室环境提出改进建议
2.能够按要求做好保密工作

1.办公区域建设及办公环境安全的基本要求
2.保密工作措施

(二)日常办公室事务

1.能够安排值班工作,并编制值班表
2.能够管理零用现金和履行报销的手续
3.能够按规定进行文书处理
4.能够管理印章及介绍信

1.值班工作的内容及值班管理制度
2.现金管理和报销的知识
3.文书形成与文书处理的一般程序
4.印章及介绍信的管理要求

(三)办公用品的发放和管理

1.能够办理办公设备和办公用品的进出手续
2.能够进行库存管理

1.办公设备和办公用品进出基本要求
2.库存管理的基本知识

(四)办公效率和时间管理

1.能够编制工作时间表
2.能够管理自己的工作日志
3.能够根据上司要求,安排并管理上司的工作日志

1.时间表的基本内容和要求
2.工作日志的基本内容和要求

三、





常用事务文书的拟写

1.能够拟写会议记录
2.能够拟写双方或多方单位业务的合作意向书
3.能够拟写商务文书(订货单、产品说明书)
4.能够拟写简报

l.会议记录的写作要求
2.意向书的写作要求
3.订货单、产品说明书的写作要求
4.简报的写作要求

四、






(一)会议筹备

l.能够拟订会议议程、日程
2.能够选择会议地点

l.会议议程、日程的内容
2.会议地点选择要求

(二)会议中的服务

1.能够做好会议记录
2.能够做好会议中的信息沟通
3.能够做好会议值班、保卫工作

1.信息沟通的基本要求
2.值班保卫工作内容

(三)会议的善后工作

1.能够做好会议文件资料的收集整理
2.能够做好会议经费结算工作

1.会议文件资料收集整理的要求
2.会议经费结算的方法

(四)商务旅行

1.能够拟订开放参观活动的方案
2.能够安排宴请活动

1.开放参观活动的注意事项
2.宴请常识

(五)商务旅行

1.能够拟订商务旅行计划
2.能够完成国外商务旅行的准备工作

1.旅行计划及日程安排表的内容
2.出国旅行常识

五、




(一)信息管理

1.能够对信息进行系统整理
2.能够对信息进行有效传递
3.能够对信息进行有序存储

1.信息工作程序
2.信息整理、传递、存储的基本知识

(二)档案管理

1.能够对档案(包括电子档案)进行分类、检索
2.能够根据档案价值划分保管期限并进行安全保管

1.档案分类、检索知识
2.划分档案保管期限
3.档案保管的基本要求


3.3 三级秘书(原高级)

 

职业功能

工作内容

能力要求

相关知识

一、



(一)商务礼仪

能够进行涉外接待

1.涉外接待礼仪
2.涉外交往常识

(二)接待

1.能够拟订涉外接待工作计划
2.能够正确安排礼宾次序
3.能够指导安排涉外宴请

l.外事工作的原则及要求
2.迎送外宾的要求
3.涉外宴请常识

(三)沟通

能够选择、运用有效的网络沟通工具,完成内、外部的沟通

网络沟通的特点和形式

二、







(一)办公环境的管理

1.能够按照需求设置办公环境
2.能够实施办公环境的安全管理
3.能够应对办公环境中出现的紧急情况

1.办公环境和办公布局设置要求
2.办公室人、财、物、信息的安全管理要求
3.常见的紧急情况应对知识和方法

(二)办公室事务管理

1.能够提出改进办公室事务流程的建议
2.能够审核文稿

1.办公室事务工作流程改进和基本要求
2.文稿审核的方法及相关知识

(三)办公用品的采购与管理

1.能够选择办公设备和办公用品的供应商
2.能够进行库存监督
3.能够完成办公设备、办公用品的采购工作

1.办公设备和办公用品供应商选择的基本原则
2.办公设备和办公用品收发及库存管理的监督要求
3.采购程序及步骤

(四)办公效率和时间管理

1.能够拟订和实施办公室工作计划
2.能够建立承办周期制度

1.制定和实施办公室工作计划的基本要求
2.日常办公事务承办周期的要求

三、





常用事务文书的拟写

1.能够拟写市场调查报告
2.能够拟写述职报告
3.能够拟写计划、总结
4.能够拟写招标书、投标书

1.市场调查报告、述职报告的写作要求
2.计划、总结的写作要求
3.招标书、投标书的写作要求

四、






(一)会议筹备

1.能够拟订会议的筹备方案
2.能够提出会议预算

1.会议方案的内容
2.会务机构的分工
3.会议预算方案的内容
4.电话会议及视频会议知识

(二)会议协调

1.能够做好会务协调
2.能够辅助引导会议按计划进展

l.会务协调的基本要求
2.引导会议进程的方法

(三)会议的善后工作

能够做好会议的总结工作

会议总结工作的内容与要求

(四)商务活动

1.能够组织签字仪式的准备工作
2.能够完成典礼仪式的准备与服务
3.能够组织信息发布会

1.签字仪式的程序
2.典礼的程序
3.信息发布会的程序

(五)商务旅行

能够拟订大型团队旅行计划并组织实施

大型团队旅行活动的安排要求

五、




(一)信息管理

1.能够进行信息的开发
2.能够进行信息的利用
3.能够利用信息反馈指导工作

1.信息开发的基本要求
2.信息利用的基本要点
3.信息反馈的目的及特点

(二)档案管理

能够有效利用档案

l.档案利用的概念、意义和方法
2.档案深层次开发的概念


3.4 二级秘书

 

职业功能

工作内容

能力要求

相关知识

一、



(一)商务谈判

1.能够运用商务谈判常识协助主谈者准备谈判
2.能够提出有效建议
3.能够运用谈判技巧,避免陷入误区

1.谈判的特征、要素和种类
2.谈判的原则和基本过程

(二)沟通

1.能够组织和引导团队进行有效沟通
2.能够解决跨文化沟通中的实际问题

l.团队的含义及高效团队的特征
2.团队沟通的有效策略
3.跨文化沟通的障碍

二、




(一)办公模式与安全运营

1.能够根据不同需求选择办公模式
2.能够建立并推行安全运营机制

1.不同办公模式的特点及选择方法
2.组织安全运营的法律要求

(二)团队管理

能够管理团队,激发效能

团队管理的基本方法

(三)办公资源管理

1.能够提出大型或批量办公设备的预算
2.能够调配和利用办公资源

1.采购大型办公设备的程序和要求
2.政府采购与招投标程序
3.资源的调配与合理利用的基本要求

(四)办公效率和目标管理

l.能够根据组织目标,提出行政部门的工作计划
2.能够监督推进各项目标的完成

1.拟订工作计划的方法
2.目标管理要点

三、





常用事务文书的拟写

1.能够拟写合同
2.能够拟写可行性研究报告

1.合同的写作要求
2.可行性研究报告的写作要求

四、






(一)会议筹备

能够审核大型会议的预案

大型会议预案的审核内容

(二)会议中的管理

1.能够在会议的主持中进行有效交流
2.能够引导会议决议的形成

1.主持会议的技巧与要求
2.形成会议决议的技巧

(三)会议的善后工作

能够进行会议效果评估

会议效果评估要求及方法

(四)商务活动

1.能够组织协调大型商务活动
2.能够做好商务谈判的辅助工作

1.大型商务活动的程序与内容
2.商务谈判辅助工作的内容

五、




(一)信息管理

1.能够利用信息辅助决策
2.能够科学地管理信息资源

1.信息决策服务的基本要求
2.信息资源管理的基本要点

(二)档案管理

1.能够提出本组织档案管理模式建议
2.能够拟订本组织的档案管理规定

1.不同档案管理模式的特点
2.档案管理规定的内容


4. 比重表
4.1 理论知识

 

项目

五级秘书(%)

四级秘书(%)

三级秘书(%)

二级秘书(%)

基本要求

职业道德

20

20

20

20

基础知识

30

30

15

15

商务沟通

商务礼仪

5

6

商务谈判

7

接待

5

4

3

沟通

4

4

5

5

办公室事务和管理

办公环境的维护和管理

5

4

办公环境的管理

6

办公模式与安全运营

6

团队管理

5

日常办公室事务

3

4

办公室事务管理

4

办公用品的发放和管理

4

5

办公用品的采购与管理

5

办公资源管理

5

办公效率和时间管理

4

3

5

办公效率和项目管理

6

常用事务文书拟写

常用事务文书的拟写

5

5

5

5

会议与商务活动

会议筹备

2

4

5

6

会议中的服务

3

会议协调

5

会议中的管理

5

会议的善后工作

2

4

3

4

商务活动

3

3

4

4

商务旅行

3

3

2

 

信息与档案

信息管理

4

3

5

5

档案收集

1

档案管理

1

2

2

合计

100

100

100

100


4.2 专业能力

 

项目

五级秘书(%)

四级秘书(%)

三级秘书(%)

二级秘书(%)

 

商务沟通

商务礼仪

9

5

 

商务谈判

6

 

接待

9

5

6

 

沟通

8

5

6

8

 

办公室事务和管理

办公环境的维护和管理

7

7

 

办公环境的管理

8

 

办公模式与安全运营

9

 

团队管理

7

 

日常办公室事务

9

9

 

办公室事务管理

6

办公用品的发放和管理

7

8

 

办公用品的采购与管理

7

 

办公资源管理

9

 

办公效率和时间管理

7

7

7

 

办公效率和项目管理

7

 

常用事务文书拟写

常用事务文书的拟写

9

12

12

12

 

会议与商务活动

会议筹备

8

9

8

8

 

会议中的服务

5

 

会议协调

7

 

会议中的管理

8

 

会议的善后工作

4

6

4

6

 

商务活动

6

7

7

6

 

商务旅行

7

8

6

 

信息与档案

信息管理

6

7

6

8

 

档案收集

4

 

档案管理

5

5

6

 

合计

100

100

100

100

 

 

参考文章:http://www.whosta.cn/xwny_zybz.asp?Id=216

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